Publié le lundi 23 mars, 16h00

 

Nous traversons actuellement une période inédite à laquelle personne ne s’était préparé. Après la sidération face aux conséquences du Coronavirus, il est maintenant temps de nous adapter. L’objectif ? Trouver des solutions et vous donner des conseils pour maintenir votre activité et assurer autant que possible la continuité des soins vétérinaires.

Loin d’être une liste exhaustive, voici 5 idées pour vous accompagner dans cette nouvelle organisation :

Entretenir la relation client

1. Informez vos clients

Cela paraît évident, mais il est difficile de trouver le temps et le bon outil pour tenir ses clients informés en temps de crise. C’est pourtant indispensable !

Les propriétaires d’animaux se posent encore plus de questions : heures d’ouvertures, potentielle contamination, comportement à adopter… Le vétérinaire reste leur référent et doit conseiller pour rassurer. Être proactif dans sa communication et devancer les attentes de ses clients, c’est éviter d’avoir un standard saturé ou une salle d’attente remplie de clients affolés !

Soyez présents via les différents canaux digitaux qui s’offrent à vous et profitez de leur complémentarité pour optimiser votre message :

  • Rédigez les mesures prises sur le site web de votre clinique ;
  • Partagez des informations sur votre page Facebook, LinkedIn, ou même Instagram
  • Mettez à jour votre fiche Google My Business (horaires d’ouverture, actualités…)

Tous les canaux sont bons pour informer le plus grand monde !

N’hésitez pas à poster des news (et à les reposter régulièrement) pour diffuser les détails de votre nouvelle organisation. Vous pourrez ainsi leur indiquer comment vous contacter et prendre rendez-vous. Profitez-en pour paramétrer vos solutions de prise de rendez-vous en ligne (comme Vetstoria par exemple)  et partagez les consignes à respecter au cours de la consultation en clinique.

Les logiciels Vétocom et Bourgelat vous permettent de communiquer rapidement et facilement avec toute votre base de données clients grâce à l’envoi de SMS ou d’e-mail. Et ce, en seulement quelques clics !

N’hésitez pas à contacter notre support pour toute question :

                 

 

2. Mettez à jour votre site web et vos pages pro

Oui, on insiste beaucoup sur la mise à jour de l’ensemble de vos plateformes sociales. Pourquoi ? Car beaucoup de propriétaires auront le réflexe de « googliser » votre clinique afin de savoir rapidement si vous êtes ouverts, retrouver votre numéro de téléphone, etc. Il est donc indispensable de bien mettre à jour les horaires d’ouverture sur votre page Google My Business et votre site web.

D’autre part, un site web complet et à jour permet de répondre à de nombreuses questions fréquentes des propriétaires comme les modalités de visite, les services disponibles, les informations sanitaires concernant leurs animaux, la prise de RDV…

Si vous êtes administrateur de votre site, vous pourrez le faire vous-même. Sinon, contactez l’organisme auquel vous avez fait appel pour la réalisation de votre site.

Le recours à un chatbot

Un chatbot peut aussi vous aider et vous soulager vis-à-vis des nombreuses interrogations récurrentes de vos clients : l’impact du virus sur leurs animaux, horaires d’ouvertures, conseils pratiques, etc. afin d’éviter la surcharge d’appels, de mails et d’automatiser certaines réponses aux questions fréquentes.

Le chatbot d’Askovet s’intègre très facilement à votre site web et/ou sur la page Facebook de votre clinique. Il répondra aux questions de vos clients instantanément 24h/24 et 7j/7.

 

3. Instaurez la prise de rendez-vous en ligne pour gérer les flux en salle d’attente et désengorger le standard

Dans ce contexte de crise, les solutions de prise de RDV en ligne sont un excellent moyen pour fluidifier et organiser vos consultations. Avant tout se sont aussi des outils permettant de libérer vos lignes téléphoniques et boites mail puisque les propriétaires peuvent prendre rendez vous en dehors des horaires d’ouverture.

Vous n’êtes pas présent sur une plateforme de prise de rendez-vous en ligne ? Pas de panique ! Vetstoria est une solution vous permettant d’optimiser votre relation client. Reliée aux logiciels métiers Vétocom et Bourgelat, elle est capable de qualifier le type de RDV et d’identifier le degré d’urgence grâce aux mots clés saisis par le propriétaire.

 

Pour faire face à cette période, vous avez la possibilité de :

  • Garder les motifs indispensables et ajouter ceux autorisés selon les préconisations des instances de tutelle.
  • Allonger la durée standard des RDV pour avoir plus de temps entre chaque client.
  • En cas de plusieurs agenda actifs, n’en laisser qu’un seul ouvert ou faire se chevaucher les plages de RDV des agendas afin qu’une seule et unique personne soit toujours présente en salle d’attente et veille à préserver la distanciation sociale.
  • Augmenter la durée minimale entre le moment de la prise de RDV et les premiers RDV disponibles en ligne pour vous laisser le temps de mieux vous organiser.
  • Ajouter un message lors de la confirmation et le rappel du RDV pour indiquer les consignes sanitaires à respecter lors de la venue dans la clinique.
  • Toutes ces fonctionnalités et modifications sont disponibles via l’interface utilisateur.

NOUVEAUTÉ – Vetstoria propose maintenant un service de visio intégré et réservable en ligne à la manière de Doctolib, n’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus !

Vous êtes intéressé par la solution Vetstoria ?

 

4. Favorisez le téléconseil vétérinaire pour organiser et maîtriser les échanges à distance avec vos clients

A ce jour, seul le téléconseil pour les urgences ou la télémédecine pour un suivi ou dans le cadre d’un contrat de soins sont autorisés mais pas la téléconsultation en elle-même. Cependant, dans le contexte de la crise du Coronavirus, afin de diminuer les contacts sociaux et les risques pour les propriétaires et les personnels soignants, une dérogation est en cours d’étude auprès de la DGAL pour que les vétérinaires habilités à exercer soient autorisés à recourir à la télémédecine vétérinaire sous conditions, à titre expérimental et pour un temps donné.
Nous vous apporterons plus d’information à ce sujet dès que nous en aurons.

Le téléconseil dans le contexte du Coronavirus

Suite aux mesures prises par le gouvernement, le confinement est devenu indispensable pour réduire la pandémie. Par conséquent, vos clients comme votre équipe doivent éviter de se déplacer. Certains cas ne nécessitant pas toujours une visite en clinique, il est nécessaire d’avoir un outil de régulation efficace.

Dans ce cas, le téléconseil comme le propose la solution Linkyvet ou la solution de télémédecine de Vetstoria peuvent être de bonnes alternatives afin de vous permettre de garder le contact avec vos clients et de favoriser le suivi des soins.

En proposant ce type de service, vous améliorez et simplifiez votre conseil auprès des propriétaires peu importe où ils se trouvent et surtout quand vous le souhaitez.

 

Voici quelques exemples concrets d’utilisation possible :

  • Le suivi de soin / conseil pour assurer le suivi à distance (post-opératoire, dermatologique…) de vos clients
  • Les urgences : pour qualifier le degré d’urgence et transmettre à vos clients les premiers conseils de soins. Cela permet de mieux organiser vos priorités compte tenu de la situation actuelle
  • Évaluation in-situ : affinez votre évaluation par l’observation de l’animal in situ, par exemple notamment lors de troubles du comportement ou dans le cadre de la gestion de la douleur
  • Référé : consultez à distance votre confrère spécialiste afin qu’il complète votre diagnostic en temps réel
  • Hospitalisation : informez votre client à la suite de l’opération de son animal pour le rassurer

 

Pour obtenir davantage d’informations sur notre partenaire Linkyvet

 

 

 

Protéger votre clinique

5. Renforcez la sécurisation de vos données

Pourquoi parlons-nous de la sécurisation des données dans le contexte actuel ? Suite à la pandémie de coronavirus qui paralyse actuellement bon nombre de pays, des hackers surfent sur la faiblesse économique des entreprises et des particuliers et multiplient les actes malveillants. Ce sont des acteurs isolés ou étatiques, de véritables pirates qui attaquent sans scrupules et volent des données précieuses.

Voici quelques exemples de hacking informatique récemment recensés :

  • Les « faux sites » d’information intégrant des virus/malware, largement diffusés depuis les réseaux sociaux. Ne tombez pas dans le piège des annonces et fake news liées au coronavirus, utilisées comme appâts par les pirates
  • Les « faux e-mails » avec usurpation d’identité : des personnes se faisant passer pour quelqu’un que vous connaissez (vie perso ou pro) circulent, vous invitant à consulter un site internet ou un document attaché en pièce jointe. Elles jouent le rôle de votre responsable, un membre de votre famille/amis, des journaux de grands noms ou même de l’OMS. Avant de cliquer, vérifiez le nom, le prénom, l’adresse mail de l’expéditeur. En cas de doute, contactez via un autre moyen de communication la personne concernée (appel, réseaux sociaux…)
  • Les faux e-mails de réclamation d’impayés. Un groupe de pirates propose de virer la somme dûe sur un compte différent « en raison de l’épidémie de coronavirus »

Pour protéger vos données, des solutions ont été créées spécialement pour vous, vétérinaire.
Vétocom Save est une solution de sauvegarde informatique vous permettant de défier toute faille de cyber-sécurité. Anticipez la sauvegarde pour éviter les pertes financières dues à une interruption de service.

Conclusion

Pour résumer, de nombreuses solutions digitales existent et vous permettent de simplifier votre quotidien en temps de crise. Que ce soit la prise de rendez-vous en ligne, un chatbot sur votre site internet, l’envoi d’emails et sms, ou même le téléconseil et la sécurisation de vos données… Malgré le coronavirus, n’hésitez pas à explorer toutes les possibilités qui s’offrent à vous pour garder le contact avec vos clients, les informer et les rassurer.

Nous espérons que vous arrivez à faire face aux demandes de vos clients qui sont parfois déboussolés et paniqués pour leurs animaux de compagnie. Sachez que les équipes de Digivet et de ses partenaires sont mobilisées pour vous accompagner dans cette période difficile. Elles font tout leur possible pour faciliter la gestion de votre activité vétérinaire et mettre à votre disposition les meilleures solutions au meilleur prix.

 

Retrouvez toutes nos solutions
et celles de nos partenaires sur www.digivet.fr


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“5 conseils pour votre clinique vétérinaire face au Coronavirus”

Merci à Vetpocket pour leur contribution !